• 4 months ago / Jana Pahlkötter

Zeiterfassung mal anders

Viele kennen ihn, den Unmut wenn man abends vor dem Zeiterfassungstool sitzt und seine Arbeitszeiten eintragen muss. Es ist umständlich und lästig, besonders wenn man in einer Agentur arbeitet und präzise Zeiten für verschiedene Kunden und Projekte erfasst werden müssen. Der Markt der Zeiterfassungssysteme ist groß, doch es ist immer noch schwer ein gutes und vor allem nutzerfreundliches Tool zu finden. Es gibt nur wenig innovative Produkte, die unserem digitalen Fortschritt gerecht werden – das größte Problem ist die mangelhafte Integration in den Arbeitsalltag. Das geht besser, habe ich mir gesagt, und mich mit dieser Thematik in meiner Bachelorarbeit beschäftigt. Das Ergebnis der Kooperation zwischen denkwerk und FH Aachen konnte ich dann den Kollegen im Kreatifrühstück präsentieren.

Ziel des Projekts war die Entwicklung eines Konzeptes für ein neues Zeiterfassungstool. Dabei wurde vor allem der Nutzer in den Mittelpunkt der Produktentwicklung gestellt. Mit Methoden des Service und User Experience Designs wurde erarbeitet, wie Zeiterfassung im Unternehmen genutzt wird und welche Anforderungen die Mitarbeiter an ein System haben. Angefangen mit der Analyse eines typischen Arbeitstages mit Hilfe von Interviews und Post-Its, über Experience Mapping und User Storys bis hin zum User Testing mit 3D-gedruckten Prototypen. So konnte zielgerichtet eine Lösung geschaffen werden, die das Buchen von Zeiten für den Mitarbeiter angenehmer und nutzerfreundlicher gestaltet.

Das Resultat heißt timemo – ein Tool zur Projekt- und Arbeitszeiterfassung für Agenturen. Die Idee ist, eine Alternative zu herkömmlichen Zeiterfassungssystemen zu schaffen, indem ein neuer Erfassungsprozess ermöglicht wird. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten während der Arbeit schnell und einfach auf einem kleinen, mobilen und intelligenten Gerät. Mit dem smart Device können Zeiten gestoppt und Memos hinterlassen werden, z. B. in Form von Sprachaufzeichnungen. Erst später werden die Zeiten im System auf einer responsiven Website gebucht. Um die Präzision der Buchungen zu wahren, erhalten die Mitarbeiter hierbei Erinnerungshilfen wie E-Mails oder Kalendereinträge. Simpel und schnell. Da macht die Zeiterfassung doch gleich ein bisschen mehr Spaß.