Es ist nicht leicht, sich im Meer der vielen Content-Management-Systeme (CMS) zurechtzufinden? Bevor wir uns mit unseren Kunden für ein CMS entscheiden, führen wir eine professionelle Evaluierung durch. Und je nach den Bedürfnissen der Institution, der Marke, des Produkts oder auch des Shops, ist dieses System „maßgeschneidert“ auf genau diese speziellen Anforderungen.
Seit vielen Jahren beraten unsere technischen Experten-Teams Kunden von denkwerk beim Auswahlprozess. Gemeinsam ermitteln wir die Kriterien und weisen auf Herausforderungen hin. Wesentlich dafür ist unsere ganzheitliche Herangehensweise. Diese begleitet unsere Arbeit im gesamten Prozess: von der Auswahl über einen ersten erfolgreichen Einsatz bis hin zu einer potenziellen zukünftigen Skalierung. Als Partner von verschiedenen CMS-Anbietern behalten wir dabei den Überblick über technische Neuerungen.
Wie gehen wir zusammen mit unseren Kunden vor? Und: Was gilt es zu beachten?
Evaluation
Workshop-Phase
Redaktion und Content
Schnittstellen
Applikationen und Services
Sicherheit und Skalierbarkeit
Herausforderung – Abteilungen zusammendenken
Von der Analyse zum Entwurf
1. Evaluationsprozess
Am Anfang unserer Beratung steht immer ein Evaluationsprozess. Wir analysieren die bestehende IT-Infrastruktur der Kunden in der Ist-Form. In diesem Anfangsstadium stellen wir uns wichtige Fragen, unter anderem zu Systemen – welche bereits gegeben sind, welche Legacy- oder Dritt-Systeme neben dem CMS beibehalten werden müssen. Oder auch: Welche Systeme können durch modernere Systeme ersetzt werden. Wichtig ist es zu identifizieren, ob es besondere Anforderungen an das Hosting gibt, Cloud-Systeme in Frage kommen. Oder muss das CMS vom Kunden selbst gehostet werden?
2. Workshop-Phase
In zwei oder mehr Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit unserem Kunden vier Themenblöcke. Der Prozess wird mit Stakeholdern aus den Fachbereichen und der IT definiert: Zusammen nehmen wir die Anforderung der Stakeholder auf und gewichten sie auch gemeinsam. Dieser Ablauf des Prozesses ist uns sehr wichtig. Wir stellen Rückfragen und priorisieren gemeinsam mit dem Kunden.
Im Rahmen der Workshops ermitteln wir bei denkwerk zunächst die grundsätzlichen Anforderungen des zukünftigen Content-Management-Systems. Danach erst betrachten wir die Faktoren für die einzelnen Gewerke:
3. Redaktion und Content
Die Auswahl des richtigen CMS richtet sich unter anderem nach der Art und Beschaffenheit der Redaktionsprozesse.
Dabei stellen wir uns eine ganze Reihe von Fragen:
Wie viele Redakteurinnen und Redakteure arbeiten im CMS?
Sind diese zentral an einem Platz versammelt oder global über mehrere Orte verteilt?
Wie viele Seiten und Assets gibt es?
Handelt es sich um einen Mehrmarken- oder Multisite-Auftritt?
Wo und wie: lokal oder global?
4. Schnittstellen
Wir fragen außerdem danach, welche Drittsysteme sollen angebunden werden. Wo und wie diese angebunden werden. Und überlegen, welche echtzeitfähigen Webschnittstellen es geben muss oder ob vielleicht asynchrone Prozesse auf dem Plan stehen und implementiert werden müssen.
5. Applikationen und Services
Beim Thema Applikationen und Services ermitteln wir, welche Applikationen – unabhängig von reinen Content Management Systemen – bereits auf der aktuellen Plattform laufen. Das kann zum Beispiel die Buchungsstrecke auf einer Hotel-Webseite oder ein Self-Service in einem Kundenportal sein. Auch hier gehen wir in der Analyse weiter ins Detail, um das passende CMS zu finden: Gibt es viele angebundene Applikationen oder ist das Endprodukt eine rein informative Content-Webseite? Werden diese Applikationen Teil des neuen CMS oder werden sie von extern angebunden?
6. Sicherheit und Skalierbarkeit
Wesentlich für jedes CMS sind seine Sicherheitsvorkehrungen und die Möglichkeiten zur Skalierung. Eine Webseite für Online-Banking hat andere Sicherheits-Anforderungen als eine Webseite für einen statischen Markenauftritt. Daraus ergeben sich weitere Fragen: Muss der Server für das CMS besonders robust sein wie bei Bankensystemen? Muss sich das Redaktions-Team über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung im CMS anmelden? Unterschiedliche CMS skalieren unterschiedlich gut. Aber: Skalierbarkeit ist nicht für jede Webseite eine wesentliche Anforderung. Wenn eine Plattform, auf der z. B. häufig Kampagnen gespielt werden, eine hohe Reichweite hat, muss diese besser skalierbar sein als eine Corporate Webseite mit regelmäßig gleich großer Zahl an Seitenaufrufen.
Aus allen diesen Faktoren erstellen wir einen Entwurf für eine technische Lösung. Wir kompilieren dabei eine ausführliche Überblicksliste aller CMS-relevanten Anforderungen, mit jeweils einer grob skizzierten Beschreibung der Funktionalitäten. Diese bewerten wir einzeln auf Basis unserer langjährigen Erfahrung. Aus den Bewertungen generieren wir schließlich eine Matrix mit einer Shortlist aller in Frage kommenden CMS. Am Ende steht schließlich eine Empfehlung für ein System.
„Das beste System gibt es nicht – aber es gibt das am besten passende!“
Stephan Clasen, Technical Director bei denkwerk
7. Herausforderung – Abteilungen zusammendenken
Vermutlich ist bereits aufgefallen: Es gibt kein ‚schlechtes‘ Content-Management-System – oft haben sich einfach nicht alle Abteilungen in den Entscheidungsprozess eingebracht beziehungsweise wurden nicht mit einbezogen. Bei der Auswahl müssen alle mitziehen. Dies ist für den späteren erfolgreichen Einsatz des CMS unabdingbar. Denn bei einem einseitigen Findungsprozess kann es zu einer ganzen Reihe unerwünschter Ergebnisse kommen. Ist beispielsweise die Systemauswahl IT-getrieben, wird der Fokus vielleicht mehr auf die Einbindung in der Systemlandschaft und die Schnittstellen liegen. Vergessen werden sollte aber nie, dass mit dem CMS nicht nur die IT arbeitet, sondern auch andere Abteilungen. So hat die IT mitunter nicht im Blick, dass ein System nur angenommen wird, wenn beispielsweise das Redaktions-Team auch damit arbeiten kann – und will. Legen wir den Fokus hingegen auf die Bedürfnisse der Marketing-Abteilungen, so sind die Schnittstellen, welche die IT im Backend benötigt, nicht unbedingt berücksichtigt oder werden ganz außer Acht gelassen.
Fazit zur CMS-Auswahl
Unser Fazit: Ob nun die Entscheidung für ein CMS getrieben durch SEO, zur Ausspielung für die besten Produkte oder die Performance der Webseiten betrifft – es muss immer abteilungsübergreifend geklärt werden, welche Faktoren für das jeweilige Business wichtig sind. Dabei helfen uns unsere initialen Workshops und vor allem, dass wir uns mit der jeweiligen Thematik ganzheitlich befassen. Immer muss das CMS aus der Sicht von Nutzern der neuen Plattform – und auch aus dem Blickwinkel unserer Kunden – betrachtet werden, eine gemeinschaftliche und so die finale Entscheidung mit allen Stakeholdern getroffen werden.
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