Content-Management-Systeme

Welche Faktoren sind für die Auswahl des passenden CMS die richtigen?

Wie gehen wir zusammen mit unseren Kunden vor? Und: Was gilt es zu beachten?

  • 1. Evaluation

  • 2. Workshop-Phase

  • 3. Redaktion und Content

  • 4. Schnittstellen

  • 5. Applikationen und Services

  • 6. Sicherheit und Skalierbarkeit

  • 7. Herausforderung – Abteilungen zusammendenken

Von der Analyse zum Entwurf

1. Evaluationsprozess

Am Anfang unserer Beratung steht immer ein Evaluationsprozess. Wir analysieren die bestehende IT-Infrastruktur der Kunden in der Ist-Form. In diesem Anfangsstadium stellen wir uns wichtige Fragen, unter anderem zu Systemen – welche bereits gegeben sind, welche Legacy- oder Dritt-Systeme neben dem CMS beibehalten werden müssen. Oder auch: Welche Systeme können durch modernere Systeme ersetzt werden. Wichtig ist es zu identifizieren, ob es besondere Anforderungen an das Hosting gibt, Cloud-Systeme in Frage kommen. Oder muss das CMS vom Kunden selbst gehostet werden?

2. Workshop-Phase

In zwei oder mehr Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit unserem Kunden vier Themenblöcke. Der Prozess wird mit Stakeholdern aus den Fachbereichen und der IT definiert: Zusammen nehmen wir die Anforderung der Stakeholder auf und gewichten sie auch gemeinsam. Dieser Ablauf des Prozesses ist uns sehr wichtig. Wir stellen Rückfragen und priorisieren gemeinsam mit dem Kunden.

Im Rahmen der Workshops ermitteln wir bei denkwerk zunächst die grundsätzlichen Anforderungen des zukünftigen Content-Management-Systems. Danach erst betrachten wir die Faktoren für die einzelnen Gewerke:

3. Redaktion und Content

Die Auswahl des richtigen CMS richtet sich unter anderem nach der Art und Beschaffenheit der Redaktionsprozesse.

Dabei stellen wir uns eine ganze Reihe von Fragen:

  • Wie viele Redakteurinnen und Redakteure arbeiten im CMS?

  • Sind diese zentral an einem Platz versammelt oder global über mehrere Orte verteilt?

  • Wie viele Seiten und Assets gibt es?

  • Handelt es sich um einen Mehrmarken- oder Multisite-Auftritt?

  • Wo und wie: lokal oder global?

4. Schnittstellen

Wir fragen außerdem danach, welche Drittsysteme sollen angebunden werden. Wo und wie diese angebunden werden. Und überlegen, welche echtzeitfähigen Webschnittstellen es geben muss oder ob vielleicht asynchrone Prozesse auf dem Plan stehen und implementiert werden müssen.

„Das beste System gibt es nicht – aber es gibt das am besten passende!“

Stephan Clasen Technical Director, denkwerk

7. Herausforderung – Abteilungen zusammendenken

Vermutlich ist bereits aufgefallen: Es gibt kein ‚schlechtes‘ Content-Management-System – oft haben sich einfach nicht alle Abteilungen in den Entscheidungsprozess eingebracht beziehungsweise wurden nicht mit einbezogen. Bei der Auswahl müssen alle mitziehen. Dies ist für den späteren erfolgreichen Einsatz des CMS unabdingbar. Denn bei einem einseitigen Findungsprozess kann es zu einer ganzen Reihe unerwünschter Ergebnisse kommen. Ist beispielsweise die Systemauswahl IT-getrieben, wird der Fokus vielleicht mehr auf die Einbindung in der Systemlandschaft und die Schnittstellen liegen. Vergessen werden sollte aber nie, dass mit dem CMS nicht nur die IT arbeitet, sondern auch andere Abteilungen. So hat die IT mitunter nicht im Blick, dass ein System nur angenommen wird, wenn beispielsweise das Redaktions-Team auch damit arbeiten kann – und will. Legen wir den Fokus hingegen auf die Bedürfnisse der Marketing-Abteilungen, so sind die Schnittstellen, welche die IT im Backend benötigt, nicht unbedingt berücksichtigt oder werden ganz außer Acht gelassen.

Fazit zur CMS-Auswahl

Unser Fazit: Ob nun die Entscheidung für ein CMS getrieben durch SEO, zur Ausspielung für die besten Produkte oder die Performance der Webseiten betrifft – es muss immer abteilungsübergreifend geklärt werden, welche Faktoren für das jeweilige Business wichtig sind. Dabei helfen uns unsere initialen Workshops und vor allem, dass wir uns mit der jeweiligen Thematik ganzheitlich befassen. Immer muss das CMS aus der Sicht von Nutzern der neuen Plattform – und auch aus dem Blickwinkel unserer Kunden – betrachtet werden, eine gemeinschaftliche und so die finale Entscheidung mit allen Stakeholdern getroffen werden.